Eine unterschriebene Verwaltervollmacht bestellt die Gebäudeverwaltung zum Stellvertreter des Liegenschaftseigentümers bzw. der Liegenschafteigentümerin. Diese Verwaltungsvollmacht wird bei entsprechenden Vertretungshandlungen vorgelegt um zu belegen, dass diese Vertretungshandlung auch autorisiert ist.

Da die Aufgaben des Verwalter bzw. der Verwalterin vielfältig sind und eine Vielzahl an Aufgaben umfassen sind diese Verwaltungsvollmachten üblicherweise sehr allgemein und umfassend formuliert. Dies erspart es der Verwaltung ebenso wie dem Hauseigentümer regelmäßig zusätzliche Beauftragungsaufträge zu unterfertigen, damit der Verwalter / die Verwalterin nach außen auftreten kann.

Aufgrund des Verwaltungsauftrages und der Verwaltungsvollmacht wird die Immobilienverwaltung im Namen und im Auftrag tätig. Wenn ein Vertrag durch den Verwalter / die Verwalterin abgeschlossen wird, wirkt dies so, als ob der Hauseigentümer bzw. die Hauseigentümerin selbst den Vertrag abgeschlossen hätte.

Ein solcher Vertrag (z.B.: Winterdienstvertrag, Versicherungsvertrag, u.a.) gilt somit weiter, auch wenn der Auftraggeber entschließt, eine neue Verwaltung zu beauftragen.